Die Gi Group Deutschland GmbH ist Teil der international agierenden Gi Group mit Hauptsitz in Mailand. Das Unternehmen zählt zu den weltweit führenden Personaldienstleistern und bietet flexible Lösungen in den Bereichen Zeitarbeit, Personalvermittlung und Outsourcing an. Mit mehr als 6.000 Mitarbeitenden weltweit und einer Präsenz in über 50 Ländern betreut die Gi Group Kunden aus unterschiedlichen Branchen und bewegt sich in einem dynamischen Umfeld mit hohen Anforderungen an Prozesse, Abrechnung und Finanztransparenz. Gerade in einem internationalen Konzernumfeld sind saubere Buchhaltungsstrukturen, nachvollziehbare Intercompany-Abstimmungen und zuverlässige Fakturierungsprozesse entscheidend. Genau hier setzte die Zusammenarbeit mit Tepfenhart Consulting an.

Die Gi Group Deutschland stand vor einer komplexen operativen Situation in der Buchhaltung. Über mehrere Buchungsperioden hinweg hatten sich zahlreiche offene Posten im Debitoren- und Kreditorenbereich angesammelt. Dadurch war die Abstimmung zwischen Haupt- und Nebenbuch nicht mehr durchgängig transparent nachvollziehbar. Zusätzlich erhöhten konzerninterne Sachverhalte die fachliche Komplexität. Intercompany-Buchungen und Verrechnungen mussten sauber eingeordnet werden, um die Finanzdaten im Konzernumfeld belastbar darstellen zu können. Die Bearbeitung wurde durch manuelle Systemprozesse zusätzlich anspruchsvoll. Viele Arbeitsschritte liefen über Navision und Excel, wodurch Genauigkeit, Struktur und ein hohes Maß an Sorgfalt erforderlich waren. Nach dem ersten Projektabschnitt entstand eine weitere Herausforderung: Aufgrund eines personellen Ausfalls musste die Fakturierung kurzfristig abgesichert werden. Ein kritischer Prozess durfte nicht ins Stocken geraten, da die Rechnungsstellung für Zeitarbeitnehmer zuverlässig weiterlaufen musste. Neben der operativen Bearbeitung war außerdem wichtig, bestehendes Wissen zu sichern und Verantwortlichkeiten so vorzubereiten, dass die Prozesse nach Projektende sauber weitergeführt werden konnten.

Das zentrale Ziel war es, wieder eine belastbare und nachvollziehbare Buchhaltungsbasis herzustellen. Die Gi Group Deutschland benötigte Klarheit über offene Posten, abgestimmte Konten und eine strukturierte Grundlage für die weitere Bearbeitung. Ein wichtiger Erfolgsmaßstab war, dass die offenen Debitoren- und Kreditorenposten fachlich geprüft, nachvollziehbar eingeordnet und bereinigungsfähig gemacht werden. Gleichzeitig sollten konzerninterne Sachverhalte so aufbereitet werden, dass sie transparent und prüfbar dokumentiert sind. Darüber hinaus musste die Arbeit in Navision und Excel zuverlässig umgesetzt werden. Entscheidend war, dass manuelle Datenprozesse kontrolliert, konsistent und ohne zusätzliche Fehlerquellen ablaufen. Im zweiten Projektabschnitt lag der Fokus darauf, die Fakturierung trotz personellem Engpass stabil fortzuführen. Die Rechnungsstellung sollte termingerecht erfolgen, Kundenvereinbarungen mussten berücksichtigt werden und die Abrechnung durfte nicht unterbrochen werden. Erfolg bedeutete in diesem Projekt daher: Transparenz in der Buchhaltung schaffen, kritische Finance-Prozesse stabil halten und die Grundlage für eine saubere Übergabe herstellen.

Tepfenhart Consulting wurde als Interim-Accounting-Partner eingebunden, um die Gi Group Deutschland kurzfristig und fachlich fundiert zu unterstützen. Der Einsatz verband operative Buchhaltungsarbeit mit strukturierter Prozesssicherung. Im Bereich der Nebenbuchbereinigung wurden offene Posten analysiert, fachlich geprüft und für die Abstimmung mit dem Hauptbuch vorbereitet. Dabei lag der Fokus darauf, Unklarheiten systematisch aufzulösen und die Buchungslogik wieder nachvollziehbar zu machen. Für die Intercompany-Themen wurden konzerninterne Buchungen und Verrechnungen geprüft, eingeordnet und dokumentiert. So entstand mehr Transparenz in den konzerninternen Finanzbeziehungen. Die manuelle Datenverarbeitung wurde strukturiert umgesetzt: Daten wurden aus Navision exportiert, in Excel geprüft und aufbereitet, Korrekturen vorbereitet und über Templates wieder ins System übertragen. Jeder Schritt wurde sorgfältig kontrolliert, um die Datenqualität sicherzustellen. Im späteren Projektverlauf übernahm Tepfenhart Consulting zusätzlich einen Teil der Fakturierung. Auf Basis übermittelter Zeiterfassungsdaten wurden Abrechnungen nach Kundenvereinbarungen erstellt und Ausgangsrechnungen termingerecht vorbereitet. Parallel wurden wichtige Abläufe dokumentiert, damit Wissen nicht an einzelne Personen gebunden bleibt und die Prozesse nach Abschluss der Unterstützung sauber übergeben werden konnten.

Die Umsetzung erfolgte in drei klar getrennten Schritten: Zunächst wurde die Buchhaltung fachlich bereinigt, anschließend wurden die manuellen Datenprozesse sauber umgesetzt und kontrolliert. Im weiteren Projektverlauf übernahm Tepfenhart Consulting zusätzlich einen Teil der Fakturierung, um den laufenden Prozess trotz personellem Ausfall abzusichern.