Die Situation in vielen Steuerkanzleien ist angespannt: Die Zahl der Mandate steigt, doch die internen Kapazitäten bleiben begrenzt. Während Fachwissen im Überfluss vorhanden ist, fehlen Zeit, Ressourcen und Strukturen, um weiteres Wachstum zu ermöglichen.
Viele Kanzleien stehen vor der gleichen Herausforderung:
Nicht der Markt bremst sie, sondern ihre eigenen Prozesse.
Die Lage: Hohe Nachfrage trifft auf begrenzte Kapazitäten
In der Praxis zeigt sich ein klares Muster:
Der Markt ist da, der Bedarf enorm – und dennoch sagen viele Steuerberaterinnen und Steuerberater:
„Wir nehmen aktuell keine neuen Mandanten mehr an.“
„Unser Team ist am Limit.“
„Uns fehlt die Zeit, Prozesse sauber aufzubauen.“
Die Anforderungen steigen weiter:
- Digitale Schnittstellen müssen reibungslos funktionieren
- Mandanten erwarten schnellen Zugriff auf Auswertungen
- Gesetzliche Vorgaben ändern sich laufend
Das Problem liegt selten im fehlenden Know-how, sondern in der fehlenden Skalierbarkeit.
Die Lösung: Externe Buchhalter als Skalierungshebel
Hier setzt moderne Unterstützung an.
Externe Buchhalter:innen bringen nicht nur kurzfristige Entlastung, sondern ermöglichen Kanzleien, Strukturen zu schaffen, die nachhaltiges Wachstum erlauben.
1. Operative Entlastung schaffen
Wir übernehmen laufende Buchhaltungsprozesse – digital, sauber und termingerecht.
So gewinnen interne Teams Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
2. Prozesse aufbauen und standardisieren
Gemeinsam mit der Kanzlei oder direkt beim Mandanten entwickeln wir klare Workflows und setzen Standards, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit sichern.
3. Automatisierung gezielt einsetzen
Wir identifizieren Routinetätigkeiten, die sich automatisieren lassen, und implementieren Tools, die dauerhaft Entlastung bringen.
4. Übergabefähige Strukturen schaffen
Unsere Unterstützung ist immer temporär gedacht. Wenn Prozesse stabil laufen, können sie vollständig ins Kanzleiteam übergehen.
Externe Buchhalter:innen sind damit nicht nur Erfüllungsgehilfen, sondern echte Skalierungspartner.
Die Realität: Digitalisierung scheitert oft am Mandanten
Viele Kanzleien investieren in moderne Tools, doch an einer entscheidenden Stelle bleibt es analog: bei den Mandanten.
Belege im Pendelordner, Papierstapel und Faxgeräte sind keine Seltenheit.
Selbst hochmotivierte Kanzleiteams verlieren dadurch wertvolle Zeit.
Das Problem:
Ein digitales Kanzleisystem funktioniert nur, wenn auch die Mandanten digital mitarbeiten.
Unser Ansatz: Digitalisierung dort starten, wo sie wirkt
Wir gehen über die Kanzlei hinaus – direkt zum Mandanten.
- Wir digitalisieren Belegprozesse und Abläufe.
- Wir etablieren einheitliche Standards, die zur Kanzlei passen.
- Wir schaffen durchgängige, transparente Workflows – von der Belegerfassung bis zur Auswertung.
So entsteht eine stabile Basis für effiziente Zusammenarbeit, weniger Rückfragen und verlässliche Ergebnisse.
Was möglich wird, wenn Strukturen stehen
- Neue Mandate können aufgenommen werden, ohne das Team zu überlasten.
- Buchhaltungsdaten sind vollständig, korrekt und rechtzeitig verfügbar.
- Mitarbeitende gewinnen Zeit für komplexe Aufgaben.
- Die Kanzlei wird vom Engpassverwalter zum Wachstumspartner.
Wann Sie sich Unterstützung holen sollten
Wenn:
- interne Kapazitäten ausgelastet sind,
- Prozesse unklar oder zu manuell laufen,
- die Digitalisierung an den Mandanten scheitert oder
- Projekte immer wieder im Tagesgeschäft versanden –
dann ist der richtige Zeitpunkt, externe Buchhalter:innen einzubeziehen.
Gezielte Unterstützung von außen schafft Struktur, Stabilität und Raum für Entwicklung – ohne zusätzliche FTEs oder langfristige Bindung.
Fazit: Skalierung beginnt mit Entlastung
Viele Kanzleien haben den Willen, sich weiterzuentwickeln – aber nicht die Ressourcen, um den nächsten Schritt zu gehen.
Externe Buchhalter:innen können der entscheidende Hebel sein, um Prozesse zu stabilisieren, Mandanten zu professionalisieren und wieder aktiv zu wachsen.
Tepfenhart Consulting ist Ihr Partner für stabile Buchhaltungsprozesse – auch bei Systemumstellung, Vakanz oder Projektspitze. Wir liefern vorbereitete Unterstützungslösungen mit Struktur und Qualität.
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Weitere Beiträge folgen zu Themen wie „Vertretung planen statt improvisieren“, „Wissenstransfer im Accounting“ oder „Urlaubsvertretung mit System“. Weitere Themen: „IC-Prozesse automatisieren“, „HGB vs. IFRS Abweichungen“ oder „Abstimmtools sinnvoll einsetzen“.
Hinweis: Dieser Beitrag basiert auf realen Projekterfahrungen aus der Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien in unterschiedlichen Branchen von klassischen Mittelstandsmandaten bis hin zu digitalisierten Großkanzleien.
