Wenn in der Buchhaltung plötzlich 2.000 unbezahlte, ungeprüfte oder unbearbeitete Rechnungen auftauchen, braucht es mehr als nur gute Nerven. Es braucht ein System. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie auch einen massiven Rechnungs-Backlog in kürzester Zeit strategisch, regelkonform und effizient abarbeiten können – mit professionellen Methoden, klaren Prozessen und externer Unterstützung.
Die Lage: Wenn der Rückstand zur Gefahr wird
Ein wachsender Backlog kann in Unternehmen schnell zur operativen Belastung werden. Zahlungsverzögerungen, Lieferantenmahnungen, Lieferstopp, falsche Reports oder drohende Fristverletzungen sind nur die Spitze des Eisbergs.
Typische Ursachen
- Personalmangel oder kurzfristige Ausfälle
- Systemumstellungen (z. B. auf SAP S/4HANA oder DATEV)
- Jahresendspurt mit hoher Belegmenge
- Projektbasierte Buchhaltung ohne klare Struktur
Die Strategie: Schritt für Schritt zur sauberen Buchhaltung
1. Priorisieren: Was zuerst gebucht werden muss
Nicht jede Rechnung ist gleich kritisch. Unser Tipp: Gliedern Sie den Bestand nach Fälligkeit, Betragshöhe und Lieferantentyp. Mahnfähige Kreditorenrechnungen haben Vorrang.
2. Team aufstellen: Buchhalter auf Zeit
Wenn intern das Team überlastet ist, sind Interim Buchhalter:innen* die erste Wahl. Mit flexibler Buchhaltungsunterstützung durch eine Accounting Taskforce kann sofort reagiert werden. Sie greifen nicht in die Struktur ein, sondern fügen sich nahtlos ein.
3. Prozesse standardisieren
Je einheitlicher der Buchungsprozess ist, desto schneller kann gearbeitet werden. Wir nutzen Checklisten, Templates und Regeln zur effizienten Verarbeitung. Besonders in der Kreditorenbuchhaltung bewährt sich das.
4. Systeme vorbereiten
Ob DATEV, SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics NAV: Stimmen Sie Benutzerrechte, Schnittstellen und Stapelverarbeitung frühzeitig ab. So vermeiden Sie Medienbrüche und sparen Zeit.
5. Parallel strukturieren & aufarbeiten
Wir arbeiten in Gruppen: Eine Person strukturiert, eine zweite erfasst, eine dritte kontrolliert. Mit dieser Methode lassen sich auch 2.000 Rechnungen in wenigen Wochen abarbeiten – sauber, nachvollziehbar, GoBD-konform.
Wann Sie Unterstützung holen sollten
Spätestens wenn interne Ressourcen dauerhaft gebunden sind, sollte über eine externe Buchhaltungsabteilung nachgedacht werden. Hier kommen Interim Accountants als ein Taskforce Team ins Spiel.
Unternehmen, die in solchen Fällen auf eine Interimslösung zurückgreifen, profitieren nicht nur kurzfristig: Sie stabilisieren Prozesse, schaffen Sicherheit bei Prüfungen und reduzieren Stress im Team.
Fazit: Geschwindigkeit durch Struktur
Die Jahresabschluss-Unterstützung beginnt nicht bei der letzten Buchung – sie beginnt mit Strategie. Wer Backlogs in der Buchhaltung lösen will, braucht Prozesse, Werkzeuge und Menschen, die genau wissen, was sie tun.
Tepfenhart Consulting stellt Ihnen genau diese Menschen zur Seite: Ob als Bilanzbuchhalter interim, Buchhalter:in* für Konzerne, bei der Kontenabstimmung-Unterstützung oder als Buchhalter auf Zeit mit System für Vakanzüberbrückung.
Interesse? Dann sprechen Sie mit uns. Wir helfen nicht nur, wir liefern Ergebnisse.
Weitere Inhalte zu „Buchhaltung bei Personalmangel“, „Systemumstellung auf SAP S/4HANA“ oder „DATEV Buchhaltung auslagern“ folgen in unseren nächsten Beiträgen.
Hinweis:
Dieser Beitrag basiert auf unserer operativen Projekterfahrung in der Buchhaltungsunterstützung* für Konzerne und mittelständische Unternehmen sowie auf branchenüblichen Standards im Rechnungswesen (HGB, GoBD, DATEV, SAP, Oracle, Ms. Dynamics NAV).
